Pierwszy pracownik w firmie w 2026 roku: umowa, ZUS, koszty i zatrudnienie cudzoziemca

Pani Ewa prowadzi małą piekarnię w Poznaniu. Przez trzy lata radziła sobie sama, ale od października kolejka przed ladą zaczyna się o szóstej rano. Potrzebuje dwóch osób: Kasi, która właśnie skończyła technikum, i Andrija z Charkowa, który od 2022 roku mieszka w Poznaniu i wcześniej pracował w cukierni. Pierwsze pytanie pani Ewy brzmi: „Od czego zacząć, żeby niczego nie przegapić?”.

Ten artykuł jest odpowiedzią. Po kolei: jaką umowę wybrać, co zrobić przed pierwszym dniem pracy, a co w pierwszym tygodniu, ile naprawdę kosztuje pensja i jak legalnie zatrudnić cudzoziemca, bo zasady dla obywatela Ukrainy, Białorusi, Gruzji czy Indii są różne.

Umowa o pracę czy umowa zlecenie

To pierwsza decyzja i nie zależy tylko od tego, co tańsze. Jeżeli pracownik ma przychodzić na określone godziny, w miejsce wskazane przez pracodawcę i pod jego kierownictwem, to jest to stosunek pracy, nawet jeśli w umowie napisano „zlecenie” (art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy). Inspekcja pracy i ZUS patrzą na to, jak wygląda praca, a nie na tytuł dokumentu.

Cecha	Umowa o pracę	Umowa zlecenie
Minimum w 2026 r.	4 806 zł brutto miesięcznie na pełny etat	31,40 zł brutto za godzinę
Urlop, okres wypowiedzenia, chorobowe	tak, z Kodeksu pracy	nie ma urlopu z Kodeksu, chorobowe tylko dobrowolne
Składki ZUS	wszystkie	wszystkie poza chorobowym, które jest dobrowolne; student do 26 lat bez składek
Ewidencja czasu pracy	tak	potwierdzanie liczby godzin
Kiedy pasuje	stała praca w grafiku pracodawcy	konkretne zadanie, praca dorywcza, student

Minimalne kwoty na 2026 rok wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z 11 września 2025 r. Od 1 stycznia 2027 r. wzrosną do 4 950 zł i 32,30 zł za godzinę (rozporządzenie z 14 września 2026 r.). Jeżeli zatrudniasz kogoś na pensji minimalnej, w styczniu trzeba podnieść ją w umowie lub aneksie.

Nowa umowa o pracę zaczyna się zwykle od okresu próbnego. Może trwać najwyżej 3 miesiące. Przy umowie na czas określony krótszej niż 6 miesięcy trwa do 1 miesiąca, a przy umowie od 6 do mniej niż 12 miesięcy do 2 miesięcy; te dwa krótsze okresy można raz wydłużyć najwyżej o miesiąc, jeżeli uzasadnia to rodzaj pracy (art. 25 § 2, § 2² i § 2³ Kodeksu pracy).

Zanim pracownik przyjdzie pierwszego dnia

Pani Ewa chciała, żeby Kasia zaczęła od poniedziałku „na próbę, a umowę podpiszemy w piątek”. To częsty błąd. Lista na czas przed pierwszym dniem:

1. Umowa na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Umowę o pracę trzeba potwierdzić na piśmie najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 2 Kodeksu pracy). Praca „na próbę” bez umowy to wykroczenie.
2. Skierowanie na badania wstępne. Pracodawca nie dopuszcza do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarza medycyny pracy (art. 229 Kodeksu pracy). Badania opłaca pracodawca. W piekarni dochodzą badania do celów sanitarno-epidemiologicznych.
3. Szkolenie BHP wstępne, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy, również przed rozpoczęciem pracy (art. 237³ Kodeksu pracy). Szkolenie BHP musi przejść także sam pracodawca, a stanowisko potrzebuje pisemnej oceny ryzyka zawodowego.
4. Kwestionariusz osobowy i akta osobowe. Dane osobowe ogranicza art. 22¹ Kodeksu pracy: od kandydata imię i nazwisko, data urodzenia, kontakt, wykształcenie i przebieg pracy, a od zatrudnionego dodatkowo adres zamieszkania i PESEL, potrzebne do zgłoszenia ZUS. Nie pytasz o stan cywilny ani o plany rodzinne.

Pierwsze 7 dni: ZUS i informacja o warunkach

• Zgłoszenie do ZUS w 7 dni od dnia, w którym pracownik zaczął pracę: formularz ZUS ZUA, a przy studencie na zleceniu, który nie płaci składek, nic do ubezpieczeń społecznych (art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Jeżeli jesteś płatnikiem pierwszy raz, najpierw zgłaszasz się jako płatnik: osoba prowadząca działalność na ZUS ZFA, spółka na ZUS ZPA.
• Informacja o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy: dobowa i tygodniowa norma czasu pracy, przerwy, urlop, okres wypowiedzenia, układ zbiorowy, jeśli jest (art. 29 § 3 Kodeksu pracy).
• PIT-2. Jeżeli pracownik złoży oświadczenie PIT-2, co miesiąc odejmujesz od zaliczki 300 zł kwoty zmniejszającej podatek. Bez niego zaliczka jest wyższa.
• PPK. Pracownika w wieku od 18 do 54 lat trzeba zapisać do Pracowniczych Planów Kapitałowych po upływie okresu zatrudnienia z ustawy o PPK. Jeżeli nie złoży deklaracji rezygnacji, pracodawca wpłaca co miesiąc 1,5% wynagrodzenia, a ta wpłata jest dla pracownika przychodem, od którego liczy się zaliczkę PIT.

Ile naprawdę kosztuje pensja: trzy historie z liczbami

Liczymy kwotami 2026 roku dla firmy do 9 osób (składka wypadkowa 1,67%), pracownik w miejscu zamieszkania, z oświadczeniem PIT-2, bez PPK.

Kasia, 19 lat, pensja minimalna: na rękę więcej niż starszy kolega

Pozycja	Kasia, do 26 lat	Ta sama pensja, powyżej 26 lat
Brutto	4 806,00 zł	4 806,00 zł
Składki ZUS pracownika (13,71%)	658,91 zł	658,91 zł
Składka zdrowotna (9%)	373,24 zł	373,24 zł
Zaliczka PIT	0,00 zł	168,00 zł
Na rękę	3 773,85 zł	3 605,85 zł
Składki pracodawcy	984,28 zł	984,28 zł
Koszt pracodawcy	5 790,28 zł	5 790,28 zł

Kasia nie płaci podatku dzięki uldze dla młodych: przychody z pracy do 85 528 zł rocznie są zwolnione z PIT do dnia 26. urodzin. Pracodawca płaci tyle samo. Wniosek dla pani Ewy: pensja minimalna kosztuje firmę około 5 800 zł miesięcznie, a nie 4 806 zł.

Andrij, 35 lat, cukiernik z Ukrainy: 5 500 zł brutto

Pozycja	Kwota
Brutto	5 500,00 zł
Składki ZUS pracownika	754,05 zł
Składka zdrowotna	427,14 zł
Zaliczka PIT	240,00 zł
Na rękę	4 078,81 zł
Składki pracodawcy (emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP)	1 126,40 zł
Koszt pracodawcy	6 626,40 zł

Obywatelstwo nie zmienia składek ani podatku: Andrij mieszka w Polsce, więc rozlicza się tak samo jak Polak, ma prawo do tej samej płacy za tę samą pracę i do tych samych ulg.

Maria, 22 lata, studentka z Mołdawii: zlecenie w weekendy

Maria studiuje w Poznaniu i w weekendy pomaga przy wypiekach. Umowa zlecenie, 80 godzin w miesiącu po 31,40 zł, czyli 2 512,00 zł. Jako studentka do 26 lat nie podlega składkom ZUS ani składce zdrowotnej, a ulga dla młodych zwalnia ją z PIT. Na rękę dostaje całe 2 512,00 zł, a firma też płaci 2 512,00 zł. Status studenta trzeba potwierdzić legitymacją albo zaświadczeniem z uczelni i pilnować dnia 26. urodzin.

Własne kwoty sprawdzisz w kalkulatorze wynagrodzeń na naszej stronie.

Zatrudnienie cudzoziemca: którą ścieżkę wybrać

Od 1 czerwca 2025 r. zasady określa nowa ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom. Wnioski i oświadczenia składa się wyłącznie elektronicznie przez praca.gov.pl. Najpierw sprawdzasz dokument pobytowy, potem wybierasz ścieżkę.

Kto	Podstawa pracy	Opłata	Termin
Obywatel UE, EOG, Szwajcarii	bez dokumentów, jak Polak	brak	brak
Obywatel Ukrainy przebywający w Polsce legalnie: z ochroną czasową (PESEL ze statusem UKR) albo na innej podstawie	powiadomienie powiatowego urzędu pracy	brak	7 dni od rozpoczęcia pracy
Obywatel Armenii, Białorusi, Mołdawii, a także Ukrainy, który dopiero przyjeżdża do Polski	oświadczenie o powierzeniu pracy, do 24 miesięcy	400 zł	przed rozpoczęciem pracy
Pozostali, np. Gruzja, Indie, Filipiny, Kolumbia	zezwolenie na pracę od starosty	200 zł do 3 miesięcy, 400 zł powyżej	przed rozpoczęciem pracy
Karta pobytu z dostępem do rynku pracy, Karta Polaka, absolwent polskiej uczelni, student studiów stacjonarnych	bez zezwolenia	brak	brak

Andrij: powiadomienie w 7 dni

Od 5 marca 2026 r. pracę obywatela Ukrainy z ochroną czasową reguluje art. 5a ustawy o powierzaniu pracy cudzoziemcom, a nie dawna specustawa. Pani Ewa zatrudnia Andrija od 3 listopada i do 10 listopada składa przez praca.gov.pl powiadomienie do urzędu pracy właściwego dla siedziby piekarni. Podaje w nim stanowisko, rodzaj umowy, wymiar czasu pracy i wynagrodzenie. Jeżeli później zmieni Andrijowi rodzaj umowy, stanowisko albo obniży wymiar czasu lub pensję, składa ponowne powiadomienie w 7 dni. Ochrona czasowa trwa obecnie do 4 marca 2027 r. Ta sama ścieżka przez 3 lata, do 4 marca 2029 r., obejmuje też obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie na innej podstawie, na przykład na wizie (Zielona Linia, informacja o zmianach po 4 marca 2026 r.).

Sprawdź, czy PESEL pracownika z Ukrainy ma nadal status UKR. Kto otrzymał PESEL na podstawie oświadczenia i nie potwierdził tożsamości w gminie do 31 sierpnia 2026 r., od 1 września stracił ten status. Wtedy trzeba sprawdzić, czy przebywa w Polsce legalnie na innej podstawie: jeżeli tak, powiadomienie nadal wystarczy, jeżeli nie, nie można powierzyć mu pracy.

Siarhei z Białorusi: oświadczenie i 400 zł

Kierowca do dostaw, obywatel Białorusi z wizą krajową wydaną w celu wykonywania pracy. Pani Ewa składa przez praca.gov.pl oświadczenie o powierzeniu pracy i płaci 400 zł (stawka od 1 grudnia 2025 r., wcześniej 100 zł). Oświadczenie może objąć do 24 miesięcy pracy, a praca musi się zacząć najpóźniej 6 miesięcy od jego złożenia. Po wpisie do ewidencji ma 7 dni od rozpoczęcia pracy na powiadomienie urzędu, że Siarhei pracę podjął, a jeżeli nie przyjdzie, 14 dni na informację o niepodjęciu pracy.

Giorgi z Gruzji: dlaczego trzeba poczekać

Od 1 grudnia 2025 r. obywatele Gruzji nie mogą już pracować na oświadczeniu. Dla Giorgiego pani Ewa musi wystąpić o zezwolenie na pracę typu A (400 zł przy pracy dłuższej niż 3 miesiące) i poczekać na decyzję. Od 22 sierpnia 2026 r. obywatel Gruzji, Kolumbii lub Wenezueli przebywający w Polsce w ruchu bezwizowym nie może podjąć pracy na nowym zezwoleniu: potrzebuje wizy lub karty pobytu. Planując zatrudnienie spoza listy krajów uprzywilejowanych, licz się z tygodniami, a czasem miesiącami.

Obowiązki wobec cudzoziemca, o których łatwo zapomnieć

• Umowa na piśmie przed dopuszczeniem do pracy, także zlecenie. Jeśli cudzoziemiec nie zna polskiego, przed podpisaniem dajesz mu na piśmie treść umowy w języku dla niego zrozumiałym.
• Warunki zgodne z oświadczeniem lub zezwoleniem: stanowisko, wymiar, wynagrodzenie nie niższe niż wpisane i nie niższe niż płaca polskich pracowników na tym samym stanowisku.
• Kopia dokumentu pobytowego w aktach przez cały okres pracy.
• Pisemna informacja o prawie do zrzeszania się w związkach zawodowych w języku zrozumiałym dla cudzoziemca.
• Te same obowiązki co wobec Polaka: badania, BHP w zrozumiałym języku, ZUS w 7 dni, ewidencja czasu pracy, urlop.

Za powierzenie pracy bez wymaganej podstawy grozi grzywna od 3 000 do 50 000 zł, za pominięte albo spóźnione powiadomienie o pracy obywatela Ukrainy od 1 000 do 3 000 zł, a cudzoziemcowi decyzja o powrocie. Kontrolę przeprowadza Państwowa Inspekcja Pracy i Straż Graniczna, które sprawdzają dokumenty na miejscu.

Lista kontrolna pani Ewy

1. Wybierz rodzaj umowy według tego, jak będzie wyglądała praca, a nie według kosztu.
2. Cudzoziemiec: sprawdź dokument pobytowy i obywatelstwo, wybierz ścieżkę z tabeli, przy oświadczeniu lub zezwoleniu złóż je przed pierwszym dniem.
3. Przed pierwszym dniem: umowa na piśmie (z tłumaczeniem dla cudzoziemca), skierowanie i orzeczenie lekarza, szkolenie BHP.
4. W 7 dni: ZUS ZUA, informacja o warunkach zatrudnienia, powiadomienie urzędu pracy o podjęciu pracy przez cudzoziemca.
5. Każdy miesiąc: lista płac, wypłata najpóźniej do 10. dnia następnego miesiąca (art. 85 Kodeksu pracy), deklaracja ZUS DRA i składki do 20. dnia (spółka z o.o. i inne osoby prawne do 15.), zaliczka PIT do 20. dnia następnego miesiąca.
6. Styczeń 2027: podwyżka pensji minimalnych do 4 950 zł i stawki godzinowej do 32,30 zł.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zatrudnić Ukraińca bez statusu UKR?

Tak, jeżeli przebywa w Polsce legalnie, na przykład na wizie: do 4 marca 2029 r. powiadomienie obejmuje także obywateli Ukrainy bez ochrony czasowej. Z kartą pobytu z dostępem do rynku pracy nie potrzeba nawet powiadomienia. Osobie bez prawa pobytu nie można powierzyć pracy.

Czy student z zagranicy może pracować bez zezwolenia?

Tak, jeżeli studiuje stacjonarnie w Polsce i ma ważny dokument pobytowy. Do 26 lat na zleceniu nie płaci też składek ZUS.

Czy pracownik z zagranicy płaci podatek w Polsce?

Jeżeli mieszka w Polsce, tak, na tych samych zasadach co Polak, z ulgą dla młodych i kwotą zmniejszającą podatek. Przy krótkim pobycie i rezydencji w innym kraju trzeba sprawdzić umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i certyfikat rezydencji.

Czy mogę najpierw zatrudnić, a dokumenty złożyć później?

Tylko przy powiadomieniu o pracy obywatela Ukrainy, które składa się w 7 dni po rozpoczęciu pracy. Oświadczenie i zezwolenie muszą być przed pierwszym dniem.

Zatrudniasz pierwszą osobę albo cudzoziemca i nie chcesz pilnować terminów sam? Skontaktuj się z OK-Service: przygotujemy umowę, zgłosimy pracownika do ZUS, złożymy powiadomienie lub oświadczenie i co miesiąc policzymy listę płac.

Materiał przygotowano 22 października 2026 roku na podstawie przepisów obowiązujących w tym dniu. Przedstawia ogólne zasady; konkretna sytuacja może wymagać indywidualnej analizy.