KSeF od 1 stycznia 2027: koniec zwolnienia 10 000 zł, kary i numer KSeF w przelewie
Okres przejściowy KSeF kończy się 31 grudnia 2026 r. Od stycznia fakturę dla firmy wystawisz tylko w KSeF, nawet na 50 zł, paragon z NIP przestaje być fakturą, a w tytule przelewu trzeba podać numer KSeF. Wyjaśniamy też, co z karami i jakie inne zmiany czekają firmy w 2027 roku.
W 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy: od 1 lutego dla największych firm, od 1 kwietnia dla wszystkich pozostałych. Najmniejsi przedsiębiorcy dostali jednak przepisy przejściowe, dzięki którym mogli dalej wystawiać faktury w PDF, na papierze albo z kasy fiskalnej. Wszystkie te wyjątki kończą się 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. dochodzi też nowy obowiązek przy płaceniu faktur.
Poniżej wyjaśniamy cztery zmiany w KSeF od stycznia, co wiadomo o karach i jakie inne kwoty zmieniają się w 2027 roku. Na końcu lista rzeczy do zrobienia jeszcze w grudniu.
Koniec zwolnienia dla sprzedaży do 10 000 zł miesięcznie
Do końca 2026 r. przedsiębiorca, którego sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto w miesiącu, może wystawiać faktury poza KSeF (art. 145m ustawy o VAT, w brzmieniu nowelizacji KSeF z 5 sierpnia 2025 r.). Od 1 stycznia 2027 r. tego limitu nie ma: każdą fakturę dla firmy z polskim NIP wystawisz tylko w KSeF, bez względu na kwotę. Inne zasady mają tylko faktury dla konsumentów i zagranicznych nabywców oraz tryb offline i awarii.
- O obowiązku decyduje data wystawienia faktury, a nie data sprzedaży. Usługa wykonana 30 grudnia 2026 r. i zafakturowana 8 stycznia 2027 r. idzie już przez KSeF.
- Obowiązek dotyczy także firm zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury krajowym przedsiębiorcom.
- Faktura dla konsumenta nie musi być wystawiona w KSeF. Można ją tam wystawić, ale osoba prywatna i tak dostaje ją poza systemem, na przykład w PDF.
Przykład: pani Ola prowadzi gabinet masażu i co miesiąc wystawia trzy, cztery faktury firmom za karty podarunkowe, razem około 1 500 zł. Dziś robi to w edytorze tekstu. Od stycznia każda z tych faktur musi trafić do KSeF, więc przed końcem roku potrzebuje programu do faktur połączonego z KSeF albo bezpłatnej aplikacji Ministerstwa Finansów.
Faktura z kasy fiskalnej i paragon z NIP przestają działać
Drugi przepis przejściowy (art. 145n ustawy o VAT) pozwala do końca 2026 r. wystawiać faktury z kasy fiskalnej, a paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł traktować jak fakturę uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 r. obie możliwości znikają.
- Sprzedaż na kasie fiskalnej ewidencjonujesz tak jak dotąd. Zmienia się tylko faktura.
- Jeżeli klient firmowy poprosi o fakturę do paragonu, wystawiasz ją w KSeF.
- Jako kupujący: paragon z NIP za paliwo czy drobne zakupy z 2027 r. nie jest już fakturą. Do odliczenia VAT potrzebujesz faktury z KSeF.
Numer KSeF w tytule przelewu
Od 1 stycznia 2027 r. firma, która płaci przelewem za fakturę wystawioną w KSeF czynnemu podatnikowi VAT, podaje w tytule płatności numer KSeF tej faktury. Gdy jednym przelewem płacisz kilka faktur tego samego sprzedawcy, podajesz identyfikator zbiorczy, który generuje KSeF. Obowiązek wynika z nowelizacji KSeF i dotyczy płacącego, nie wystawcy.
Numer KSeF to nie numer faktury nadany przez sprzedawcę. To długi identyfikator nadawany przez system przy przyjęciu faktury. Najprościej kopiować go z programu, w którym odbierasz faktury, a nie przepisywać ręcznie.
Kary za faktury poza KSeF: 2027 czy 2028
Ustawa przewiduje karę za wystawienie faktury poza KSeF, gdy był obowiązek, oraz za spóźnione przesłanie faktury wystawionej w trybie offline. Kara może wynieść do 100% kwoty VAT z faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty należności (art. 106ni ustawy o VAT). Według obowiązujących dziś przepisów kary stosuje się od 1 stycznia 2027 r.
20 października 2026 r. rząd przyjął projekt, który przesuwa stosowanie kar na 1 stycznia 2028 r. (druk sejmowy 3245). Projekt nie zmienia terminów samego obowiązku: faktury trzeba wystawiać w KSeF od stycznia 2027 r. tak czy inaczej. Na dzień przygotowania artykułu projekt jest w Sejmie i nie został uchwalony.
Naszym zdaniem nie warto planować na odroczenie kar. Błędy w KSeF wychodzą także przy kontroli rozliczeń VAT, a nabywca bez faktury z KSeF może mieć kłopot z odliczeniem.
Inne zmiany od 1 stycznia 2027 r. w skrócie
| Co | 2027 | Status |
|---|---|---|
| Płaca minimalna | 4 950 zł brutto, 32,30 zł za godzinę zlecenia | rozporządzenie ogłoszone |
| Preferencyjny ZUS (pierwsze 24 miesiące) | podstawa 1 485 zł (30% płacy minimalnej) | wynika z płacy minimalnej |
| Pełny ZUS przedsiębiorcy | podstawa 6 019,80 zł, składki społeczne z Funduszem Pracy około 1 905 zł miesięcznie, z dobrowolnym chorobowym około 2 052 zł | prognoza z projektu budżetu, ostateczna kwota w grudniu |
| Minimalna składka zdrowotna (skala, liniowy) | 445,50 zł od lutego 2027 r. | 9% płacy minimalnej 4 950 zł, rok składkowy zaczyna się w lutym |
| Zwolnienie z VAT | 240 000 zł, bez zmian | obowiązuje |
| Skala PIT 12%, 24%, 32% i limit ryczałtu 250 000 euro | od 1 stycznia 2027 r., jeżeli ustawa zostanie ogłoszona | projekt, druk 3147 |
Zmiany w skali PIT i limicie ryczałtu opisaliśmy z przykładami w artykule Ryczałt, liniowy czy skala w 2027 roku. Jeżeli Twój przychód za 2026 r. przekroczy 1 094 250 zł, a projekt wejdzie w życie, z ryczałtu trzeba będzie zrezygnować.
Lista na grudzień
- Sprawdź, czy wystawiasz jeszcze jakiekolwiek faktury poza KSeF: z edytora, z kasy, na papierze. Od stycznia każda faktura dla firmy idzie przez system.
- Załóż dostęp do KSeF (token albo certyfikat) i wybierz program do faktur połączony z KSeF. Wystaw jedną fakturę testową jeszcze w grudniu.
- Ustal, kto w firmie wystawia faktury i kto je odbiera, i nadaj tym osobom uprawnienia w KSeF.
- Jeżeli sprzedajesz na kasie: przygotuj sposób na fakturę do paragonu w KSeF.
- Uprzedź księgowość albo dział płatności, że od stycznia przelew za fakturę firmową wymaga numeru KSeF.
- Zaplanuj nowe kwoty: płaca minimalna, ZUS i składka zdrowotna od lutego.
Najczęstsze pytania
Wystawiam jedną fakturę na kwartał. Też muszę używać KSeF?
Tak. Od 1 stycznia 2027 r. nie ma progu kwotowego ani ilościowego. Jedna faktura dla firmy w roku też idzie przez KSeF.
Co, jeśli KSeF nie działa?
Ustawa przewiduje tryb offline i tryb awarii: fakturę wystawiasz poza systemem z kodem QR, a potem przesyłasz ją do KSeF w ustawowym terminie. Spóźnione przesłanie to jedno z naruszeń objętych karą.
Czy biuro rachunkowe może wystawiać faktury w KSeF za mnie?
Tak, jeżeli nadasz mu uprawnienie w KSeF. Biuro może też odbierać Twoje faktury zakupowe prosto z systemu, bez przesyłania skanów.
Chcesz wejść w 2027 rok bez nerwów z KSeF? W OK Service podłączamy klientów do KSeF, odbieramy faktury zakupowe prosto z systemu i pilnujemy terminów. Napisz do nas, pierwsza konsultacja jest bezpłatna.
Materiał przygotowany 4 listopada 2026 r. na podstawie przepisów obowiązujących w tym dniu oraz rządowych projektów z druków sejmowych nr 3147 i 3245. Wyjaśnia ogólne zasady; konkretna sytuacja może wymagać indywidualnej analizy.