KSeF w 2026: terminy, wyjątki i bezpieczny obieg faktur
Kogo obejmuje obowiązek, jak działa limit 10 000 zł i dlaczego wystawianie oraz odbieranie faktur trzeba przygotować osobno.
KSeF jest systemem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Przesłanie klientowi PDF nie zastępuje obowiązku przesłania faktury do KSeF, jeżeli dana transakcja podlega temu obowiązkowi. Nie oznacza to jednak, że każda faktura papierowa przestała być dopuszczalna.
Kalendarz obowiązku
Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania dotyczy podatników, których sprzedaż z VAT w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje pozostałych podatników objętych ustawą. Do końca 2026 r. można korzystać z ułatwienia, gdy miesięczna sprzedaż brutto udokumentowana fakturami wystawianymi poza KSeF nie przekracza 10 000 zł. Obowiązek powstaje już dla faktury przekraczającej limit.
Odbieranie faktur to osobne zadanie
Odroczenie wystawiania nie oznacza odroczenia odbioru: krajowy nabywca z NIP powinien być przygotowany na faktury w KSeF od 1 lutego. Faktury konsumenckie oraz inne ustawowe wyjątki wymagają osobnej oceny. Samo zwolnienie z VAT nie wyłącza przedsiębiorcy z KSeF.
Daty i tryb offline
W trybie online datą wystawienia jest co do zasady dzień przesłania faktury do KSeF. Data otrzymania przez krajowego nabywcę jest zasadniczo związana z nadaniem numeru KSeF. Tryby offline mają własne reguły i terminy dosłania. Nie utożsamiaj automatycznie daty z pola P_1, momentu wysyłki i nadania numeru.
Lista działań dla firmy
- Ustal osoby odpowiedzialne za wysyłkę, odbiór i korekty.
- Nadaj biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia i przetestuj dostęp.
- Sprawdź obsługę odrzuconej faktury oraz awarii systemu.
- Uzgodnij, jak oznaczać dokumenty, aby nie księgować PDF i faktury KSeF dwukrotnie.
Przykład organizacyjny: dział sprzedaży sprawdza przyjęcie faktury, a księgowość pobiera dokument i weryfikuje go przed ujęciem w ewidencji. Samo kliknięcie „wyślij” nie zamyka procesu.
Stan na 3 września 2026 r. Materiał informacyjny; zastosowanie zasad zależy od sytuacji podatnika.